Czy można w prosty sposób zautomatyzować skomplikowany proces generowania dużej ilości, bardzo złożonych i wielowariantowych dokumentów? Szczególnie tam, gdzie każdy dokument musi zawierać spersonalizowane informacje i być dostarczony do klienta w wersji papierowej?
Popatrzmy jak taki proces może przebiegać na przykładzie obsługi spraw windykacyjnych w Banku.
Procesy windykacyjne w banku
Każdy bank codziennie uruchamia setki działań związanych z niespłaconymi ratami kredytu czy też niedozwolonego debetu na rachunku. Już na pierwszym etapie podejmowanych czynności windykacyjnych, stosując metody miękkie, bank wysyła do swoich klientów upomnienia w formie spersonalizowanych wiadomości sms lub email, a następnie przy braku rezultatów wysyła listem poleconym odpowiednie monity zawierające informacje o przeterminowanym zobowiązaniu i sankcjach prawnych. W kolejnym etapie windykacji, np. terenowej, bank proponując polubowne rozwiązanie sprawy, tworzy kolejne dokumenty zawierające propozycję ugody i uzgodniony nowy harmonogram spłaty. Gdy wcześniejsze metody zawodzą, bank rozpoczyna windykację twardą, wypowiadając zawartą wcześniej umowę i składa do sądu w trybie nakazowym pozew o zapłatę zaległej należności.
Nietrudno sobie wyobrazić jaka ogromna ilość różnorodnych szablonów dokumentów zależnych od wielu parametrów powstaje na każdym etapie całego procesu egzekwowania należności. Do nas przychodzą Klienci mający duże trudności związane z tworzeniem szablonów dokumentów oraz wprowadzaniem zmian w istniejących szablonach dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli nad tym procesem. Zwykle odbywa się to przy wparciu kosztownych zespołów IT.
Generowanie dokumentów u naszego Klienta z sektora bankowego
Duża skala generowanych dokumentów postawiła pewien dział windykacyjny jednego z największych banków działających w Polsce przed nowymi wyzwaniami:
- wdrożenia narzędzi do szybkiego tworzenia szablonów dokumentów i wprowadzania w nich zmian bez zaangażowania programisty;
- wykorzystania kilku już istniejących modeli danych bez konieczności ich tworzenia na nowo;
- stworzenia podszablonów dokumentów z wykorzystaniem parametrów zawartych w już istniejących szablonach;
- zautomatyzowania procesu wydruku pism i masowej wysyłki z wyeliminowaniem błędów;
- aktualizacji procesu masowej obsługi spraw w e-Sądzie, tak aby była możliwość automatycznego generowania spersonalizowanych pozwów i wysyłania ich do klientów w wersji drukowanej.
Realizacja projektu na platformie VSoft archITekt
Cały projekt został zrealizowany w trzech krokach za pomocą platformy low-code VSoft archITekt.
1) Na początku, przy współpracy obu działów, windykacji oraz IT, został zdefiniowany na nowo proces biznesowy komunikacji z e-Sądem, a następnie zbudowany na platformie archITekt. Proces ten został w pełni zintegrowany z istniejącym już w Banku systemem windykacyjnym zapewniając dwukierunkową wymianę danych.
2) W kolejnym etapie do prac przystąpił zespół biznesowy tworząc w archITekcie nowe szablony odpowiednich dokumentów i pozwów przy wykorzystaniu dodatku VSoft Document Services w dobrze znanym środowisku MS Word. Użytkownicy bazowali na wcześniej używanych szablonach, korzystając ze wszystkich możliwości edycyjnych MS Word i wstawiając jedynie odpowiednie znaczniki, pozwalające na automatyczne uzupełnianie treści dokumentów danymi biznesowymi pochodzącymi z systemu windykacyjnego.
3) W końcowym etapie projektu za pomocą modułów integracyjnych zostały utworzone pakiety przetwarzania, dzięki którym wygenerowane dokumenty były przesyłane na urządzenia peryferyjne i drukowane w odpowiedniej kolejności.
Przy takim podejściu, wykorzystując jedną platformę low-code, udało się w krótkim czasie zautomatyzować różne czynności, a zespół biznesowy miał poczucie pełnej kontroli nad przebiegiem całego procesu i każdą wprowadzaną zmianą.
Efekty automatycznego generowania dokumentów w Banku
W rezultacie generowanie dokumentów, tworzenie szablonów, czy też ich modyfikacja odbywa się bez udziału programistów. Nowe szablony można tworzyć w łatwy, elastyczny sposób i bez ograniczeń.
Obecnie dział windykacji generuje około 0,5 miliona różnych pism miesięcznie używając do tego około 130 różnych typów dokumentów oraz około 200 szablonów i podszablonów a cały proces do obsługi e-sądu został zintegrowany z wieloma modelami danych.
Moduł VSoft Document Services platformy archITekt
Wykorzystany w tym przykładzie platformy low-code VSoft archITekt z dodatkiem VSoft Document Services pozwala na projektowanie i zarządzanie szablonami dokumentów oraz generowanie gotowych dokumentów w oparciu o dane zgromadzone w systemie. Dzięki temu można w łatwy sposób tworzyć zarówno spersonalizowaną treść emaili, pism i dokumentów wykorzystywanych w korespondencji seryjnej, jak i bardzo złożone, wielowariantowe oferty, pozwy, umowy zawierające kalkulacje, wykresy czy też podpis elektroniczny.
W naszych wdrożeniach zarówno windykacyjnych, ale także kredytowych czy ubezpieczeniowych, zawsze wykorzystujemy platformę low-code, m.in. do tworzenia szablonów dokumentów i szeroko rozumianego zarządzania nimi.
Wiele przedsiębiorstw działających na dużą skalę ma problemy z ilością szablonów dokumentów, które musi wytworzyć i nie radzi sobie z zarządzaniem nimi w sposób wydajny. Jeśli dotyczy to również Twojej organizacji, zapraszamy do kontaktu.
Renata Lipczyńska
Key Account Manager
Let’s connect on LinkedIn
