Po opublikowaniu mojego ostatniego wpisu [Jak stworzyć system do korespondencji seryjnej w 5 prostych krokach], otrzymałem sporo komentarzy od użytkowników naszej platformy. Okazało się, że skupiłem się na tym jak zbudować kompletną aplikację, pominąłem jednak rozbudowane możliwości samego Modułu Dokumentów.
W poniższym wpisie postaram się to nadrobić wykorzystując przykład procesu doradztwa i sprzedaży produktów inwestycyjnych.
Dzień z życia doradcy
Wyobraźmy sobie doradcę inwestycyjnego. Pośredniczy on w sprzedaży różnego typu produktów finansowych, a jednocześnie doradza klientom w ich wyborze. Ponieważ mowa jest o dużych pieniądzach i długoterminowych zobowiązaniach, każda jego propozycja musi być dostarczona w postaci pisemnej oferty.
Taki dokument, poza typowymi elementami (dane klienta, wielkość inwestycji, zabezpieczenia), zawiera opisy zaproponowanych produktów i wyszczególnienie wszystkich opcji wybranych przez klienta. Przedstawia również symulację kosztów i przychodów w kolejnych miesiącach inwestycji, zarówno w formie tabelarycznej jak i wizualizacji na wykresie.
Dodatkowo, ponieważ firma zwraca szczególną uwagę na doświadczenia klientów, oferta musi być zgodna z przygotowanym wcześniej szablonem graficznym. Nie może również zawierać informacji o produktach które klienta nie dotyczą. Przy danych kontaktowych doradcy ma znaleźć się jego fotografia.
Aby tego było mało, zgonie z wytycznymi marketingu, w przypadku umieszczenia odwołań do opisów produktów na stronie www, obok adresów powinny znaleźć się kody QR. Skanując je smartfonem można wygodnie przejśś na stronę www bez konieczności wpisywania adresu.
Jeżeli klient zaakceptuje ofertę, przychodzi czas na podpisanie umowy. Tu sprawa jest prostsza; umowa zawiera dane klienta i wybrane przez niego opcje produktów. Te z kolei mogą generować potrzebę dołączenia do umowy dodatkowych klauzul.
Podpisane umowy są skanowane i archiwizowane przez firmę zewnętrzną. Dla prawidłowego funkcjonowania tego procesu na każdym dokumencie musi znaleźć się kod kreskowy który będzie odczytany podczas skanowania i pozwoli na jego identyfikację.
Jak to ogarnąć technicznie
Wygląda to skomplikowanie, ale taka jest często rzeczywistość. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że w przypadku tak złożonych dokumentów jesteśmy skazani na jedną z dwóch dróg, które wskazywałem w poprzednim wpisie:
- Programiści muszą zaprogramować w systemie sposób składania dokumentów z wielu elementów, na podstawie różnych danych;
- Doradca ma dostępne szablony dokumentów, ale ich ostateczne przygotowanie odbywa się ręcznie. Kody kreskowe dostarczane są przez firmę archiwizującą na naklejkach, które doradca musi nakleić na dokument a następnie ręcznie uzupełnić identyfikator w systemie.
Jest jednak też trzecia droga. Z wykorzystaniem platformy archITekt możemy wprowadzić pełną automatyzację, a jednocześnie zachować elastyczność przez umożliwienie konfiguracji użytkownikom biznesowym.
Jak to się robi w VSoft archITekt
Po pierwsze w narzędziu można zbudować aplikację do zarządzania danymi klientów i ich produktów. W poprzednim wpisie opisywałem już, jak łatwo można to zrobić , można przeczytać o tym tutaj. Dzięki Modułowi Algorytmów można też przeprowadzić symulację rentowności produktów inwestycyjnych. Jest to jednak osobne zagadnienie, które opiszę w jednym z kolejnych artykułów. Poniżej skupię się tylko na tym, jak łatwo jest skonfigurować wydruki na podstawie danych które już mamy.
Ze względu na restrykcyjne wymagania dotyczące wyglądu dokumentów, podstawą do pracy nad wydrukiem jest dostarczony przez marketing szablon graficzny w postaci pliku DOC. Zawiera on wszystkie style, formatowania i standardowe elementy graficzne.
Taki dokument otwieramy w MS Word, z zainstalowaną wtyczką VDS (element platformy archITekt) i wykorzystując przygotowaną wcześniej strukturę danych, definiujemy wszystkie aktywne pola w wydruku.
Podstawowe dane do wyświetlenia (np. imię i nazwisko klienta, adres) wystarczy tylko przeciągnąć ze struktury w wybrane miejsca na dokumencie.
Jeżeli chcemy przestawić informację logiczną (np. czy klient wyraził zgodę na przetwarzanie danych lub wybrał określoną opcję produktu) używamy znacznika, który wyświetla różne teksty warunkowo (tak lub nie), w zależności od wartości logicznej w strukturze danych. Od tych samych informacji możemy uzależnić całe fragmenty tekstu w wydruku (np. jeżeli klient wybrał dany produkt, w umowie pojawia się dotycząca go klauzula).
Gdy mamy standardowe fragmenty tekstu które mogą pojawić się w wielu dokumentach możemy zdefiniować je jako „podszablony”. Definiujemy je tylko raz i wykorzystujemy w różnych miejscach, wstawiając je wprost lub uzależniając od wartości logicznych w strukturze danych. Mogą to być przykładowo załączniki opisujące parametry dla poszczególnych produktów (dołączane tylko wtedy, gdy klient wyraził zainteresowanie).
Gdy potrzebujemy przestawić tabelaryczne zestawienia (np. symulację rentowności), definiujemy w szablonie jak ma wyglądać i jakie dane zawierać jeden wiersz takiego zestawienia, a następnie z wykorzystaniem odpowiedniego znacznika, powielamy dla wszystkich wierszy tabelki.
Ta sama tabelka służy nam do wygenerowania wykresu. Robimy to tak samo jak zwykle tworzy się wykresy w pakiecie Office. Jedyną różnicą jest to, że dane do wykresu pobierane są nie z tabeli w arkuszu kalkulacyjnym, a bezpośrednio ze naszej struktury danych.
Jeżeli w dokumencie pojawić się ma specyficzny obrazek (np. fotografia doradcy), możemy wstawić plik przechowywany w formie binarnej bezpośrednio w bazie danych naszej aplikacji.
I na koniec, Moduł Dokumentów jest w stanie automatycznie wygenerować różnego typu kody QR czy paskowe na podstawie danych ze struktury danych, np. URL strony produktowej lub identyfikator sprawy. Cała konfiguracja odbywa się poprzez przeciąganie myszką odpowiednych elementów oraz wpisywanie parametrów. Na koniec wygenerować można wydruk testowy (również w MS Word), uzupełniając wcześniej strukturę dokumentu o dane.
I tak, wykorzystując jedynie zwykły edytor tekstu w kilkadziesiąt minut można zbudować szablony do generowania nawet bardzo złożonych dokumentów.
Jeżeli chcesz samemu sprawdzić jak łatwo można to zrobić, skontaktuj się z nami. Możemy umówić się na prezentację lub pobranie platformy do testów.
Slawomir Gierek
Head of Business Development for VSoft archITekt
Let’s connect on LinkedIn
