Generowanie i wysyłka spersonalizowanych dokumentów lub inaczej korespondencja seryjna, wciąż występuje w bardzo wielu firmach. Wykorzystywana jest w komunikacji z klientami oraz partnerami. Dokumenty drukowane i przesyłane wcześniej pocztą, teraz wędrują do klientów drogą elektroniczną. Zastosowań jest tu bardzo dużo: faktury, rozliczenia, różnego typu pisma i umowy.

Firmy radzą sobie z tym wyzwaniem w różny sposób:

  • W dużych organizacjach, IT wdraża specjalizowane moduły, które po integracji z innymi systemami generują dokumenty na żądanie. Niestety moduły te są często bardzo „techniczne”: integracja wymaga prac programistycznych, a szablony dokumentów trzeba przygotowywać np. w postaci transformat XSLT (sic!).
  • Częściej jednak firmy wykorzystują proste mechanizmy takie jak korespondencja seryjna dostępna w MS Office lub po prostu wypełniają dokumenty ręcznie. Brak automatyzacji czyni jednak ten proces żmudnym i podatnym na błędy ludzkie.

Czy w takim razie istnieje trzecia droga, która łączyłaby w sobie zalety obu tych ekstremów? Z jednej strony zapewniała automatyzację, z drugiej nie wymagała zespołu programistów do wdrożenia i utrzymania? Tak, istnieje i jest nią wykorzystanie low-code.

Jeżeli się nad tym zastanowić, pomimo tego, że każdy klient ma specyficzne wymagania, od strony realizacji generację dokumentów można sprowadzić do kilku prostych czynności.

W dalszej części artykułu pokażę, jak łatwo można zbudować rozwiązanie do korespondencji seryjnej z wykorzystaniem naszej platformy archITekt. Jako przykład posłuży potrzeba wygenerowania miesięcznych rozliczeń usług dla klientów firmy X. Zgodnie z polityką firmy, rozliczenia są sygnowane podpisem dyrektora zespołu usług, dlatego przed wysłaniem muszą przejść przez jego akceptację.

Prześledźmy teraz pięć prostych kroków które stanowią kolejne etapy budowania naszej aplikacji w archITekt Studio.

1. Model danych

Podstawą dla aplikacji są struktury danych. Generowane zestawienia będą zawierały podstawowe dane na temat klientów oraz listę usług zrealizowanych w danym miesiącu. Pod te potrzeby tworzymy dwie powiązane ze sobą tabele. Robimy to w edytorze graficznym przeciągając pola odpowiednich typów. Cała czynność nie zajmuje nam więcej niż 5 minut.

2. Zasilenie danymi

Dużym wyzwaniem dla firmy X jest rozproszenie danych potrzebnych do wygenerowania rozliczeń. Dane klientów są w systemie CRM, usługi zarządzane w dwóch kolejnych, niezależnych systemach. Zdarzają się również sytuacje niestandardowe, które pracownicy rejestrują w plikach Excela. Na domiar złego system CRM oparty jest na bazie danych Oracle, a pozostałe systemy na SQL Server i PostreSQL.

Na pierwszy rzut oka wydaje się to przerażające, jednak z naszą platformą nie taki diabeł straszny jak go malują. Wbudowany moduł przetwarzania danych pozwala na łączenie się z wieloma bazami danych, w tym tymi używanymi przez firmę X. Nie stanowi też problemu ładowanie danych z plików XLS czy CSV. Za pomocą wizualnego edytora można ustalić mapowanie danych pochodzących z systemów, do wspólnej postaci potrzebnej do wygenerowania rozliczeń. Podobnie, jeżeli chodzi o łączenie pomiędzy usługami a klientami. Możemy również manipulować danymi, np. decydując o aktualizacji danych dla klientów, którzy są już w bazie, a jeżeli tak, to dokładnie których pól.

3. Weryfikacja danych

Osoba zarządzająca korespondencją chce mieć możliwość weryfikacji poprawności danych, jeszcze przed wygenerowaniem rozliczeń. Budujemy więc formatki, które pozwalają na przeglądanie listy zestawień i danych konkretnego zestawienia. Wykorzystujemy moduł Interfejsu Użytkownika w platformie archITekt. Listę zestawień tworzymy po prostu poprzez wskazanie tabeli i kolumn, które mają się wyświetlić na liście. Formatkę szczegółów wypełniamy przeciągając odpowiednie pola z modelu danych. Wszystkie elementy dodatkowe, takie jak sortowanie, stronicowanie, etykiety pól i inne pojawiają się automatycznie. Pozostaje nam tylko zdefiniować akcje, które mają być dostępne na liście oraz w szczegółach zestawień. To by było na tyle, czy może być prościej?

4. Proces akceptacji

Ostatni krok przed wygenerowaniem dokumentów to akceptacja zestawień przez dyrektora,. Aby to obsłużyć, wykorzystujemy moduł Procesów i budujemy proces akceptacji. Proces tworzony jest w formie graficznego diagramu, na którym przejrzyście widać co dzieje się w kolejnych krokach oraz kto ma wykonać daną akcję. Do akceptacji zestawień możemy wykorzystać stworzone wcześniej formatki. Tak wykonany proces podpinamy pod odpowiednie przyciski: zgłoszenia do akceptacji oraz samej akceptacji zestawień. Każdy proces rejestruje swój stan w bazie, dzięki czemu dyrektor na liście będzie widział tylko te zestawienia, które wymagają jego akceptacji.

5. Generowanie dokumentów

Pozostaje nam sama generacja dokumentów. Oczywiście potrzebny jest szablon rozliczenia, który będzie uzupełniany o właściwe dane. Przy budowie platformy archITekt wyznajemy zasadę, że narzędzia powinny być proste jak to tylko możliwe, ale nie prostsze. Dlatego szablon tworzymy w edytorze MS Word, z wykorzystaniem specjalnego dodatku, który pozwala na umieszczanie w dokumencie wybranych przez nas pól danych. Mamy też pełną kontrolę nad wyglądem dokumentu wynikowego.

Ostatni element to budowa samego procesu generacji dokumentów. Robimy to poprzez stworzenie pakietu przetwarzania, gdzie wskazujemy szablon i definiujemy, jak nasze dane mają się zmapować na dokument. Wygenerowane dokumenty mogą zapisywać się w bazie danych, pozwalając na ich późniejsze pobranie. Na końcu procesu możemy również podpiąć się do serwera pocztowego, tak aby rozliczenia były automatycznie wysyłane do klientów.

Podsumowanie

I tak w pięciu krokach zbudowaliśmy kompletny system, który uspójnia dane z różnych źródeł, pozwala na ich weryfikację i akceptację, a następnie generuje rozliczenia, które automatycznie wysyła do klientów. Teraz wystarczy uruchomić je na swoim serwerze lub w usłudzie VSoft Cloud.

To co chyba jest najważniejsze, to fakt, iż firma X nie musi dostosowywać swoich procedur do modelu w jakim działa narzędzie. Dzięki naszej platformie low-code można szybko zbudować rozwiązanie „szyte na miarę”, które w pełni zrealizuje potrzeby firmy. I jest to możliwe bez programistów, rękami osoby biznesowej z podstawową wiedzą informatyczną.

Ale to nie koniec. Rozwiązanie można łatwo modyfikować wprowadzając usprawnienia. Na przykład, można je rozbudować o dodatkowe formatki do zarządzania sytuacjami niestandardowymi i zrezygnować z kłopotliwych plików Excel.

Jeżeli chciałbyś porozmawiać o tym jak platforma archITekt może usprawnić korespondencję seryjną w Twojej firmie lub przetestować platformę samemu, zapraszam Cię do kontaktu.

Slawomir Gierek
Head of Global Markets at VSoft
Zapraszam do połączenia na LinkedIn