Hasło „startup” bardzo często kojarzy się ze spółką technologiczną (czasami fintechem), która sama buduje oprogramowanie szyte na miarę pod swoje potrzeby. Wydaje się, że w takich warunkach nie ma miejsca na zastosowanie platform low-code. Dają one duże możliwości biznesowe, ale przez swą generyczność wprowadzają też pewne ograniczenia w realizacji wymaganej aplikacji. Dla startupu może to być nieakceptowalne.
W tym stwierdzeniu jest dużo racji, ale tylko w przypadku nowych przedsięwzięć, opartych ściśle na oprogramowaniu.
Duża część (jeżeli nie większość) startupów operuje w świecie innowacyjnych, ale fizycznych produktów lub usług. W takim przypadku software jedynie wspiera działanie firmy, a jego wdrożenie nie powinno zbytnio absorbować założyciela. Z drugiej jednak strony w wielu przypadkach rozmawiamy o innowacyjnym i niestandardowym procesie produkcji, co czyni bezużytecznym dostępne od ręki oprogramowanie ERP.
I tu z pomocą przychodzi platforma low-code czyli VSoft archITekt.
Studium przypadku
Zastanówmy się nad konkretnym przykładem. Firma wkracza na rynek części rowerowych z wyrobami produkowanymi w technologii wydruku 3D. Jej przewagą nad innymi, masowymi producentami jest możliwość pełnej personalizacji produktów. Z kolei z typowymi firmami oferującymi usługi wydruku 3D wygrywa pomysłami i projektami, które z punktu widzenia klienta są gotowym produktem. Aby ominąć pośredników, sprzedaje produkty bezpośrednio właścicielom rowerów, którzy mogą złożyć zamówienie przez stronę.
Tak więc kluczowe działanie firmy to tworzenie nowych projektów, produkcja oraz bezpośrednia obsługa klientów.
Gdzie jest haczyk?
Firma działa bez zewnętrznego kapitału, głównym projektantem i wykonawcą jest właściciel. Póki przedsięwzięcie jest na etapie wczesnego R&D, wszystko z powodzeniem odbywa się ręcznie. To jest etap, w którym na rynku próbkowane są kolejne pomysły, nie ma jeszcze szerokiej gamy produktów, a współpraca sprowadza się do pojedynczych klientów. To, że wszystkie procesy są „w głowie” właściciela a nie systemie informatycznym jest wręcz zaletą, gdyż nie trzeba zbytnio inwestować w idee, które i tak być może upadną.
Sytuacja zmienia się diametralnie w momencie, gdy „chwyci” pierwszy z produktów. Zaczynają coraz szybciej spływać zamówienia, a rozmowy z klientami, które jeszcze niedawno były doskonałym źródłem inspiracji, teraz stają się zabójczym pożeraczem czasu blokującym dalszy rozwój. Nie da się już tak po prostu prowadzić wysokiej jakości obsługi klientów bez ewidencjonowania oraz odpowiednich „przypominaczy” dotyczących zamówień.
Prowadzenie ewidencji w przysłowiowym „excelu” pomaga jakoś zapanować nad sytuacją, ale nie rozwiązuje ilości czasu pochłanianego przez ręczną obsługę.
Sytuacja komplikuje się o rząd wielkości, gdy do oferty są wprowadzane nowe produkty. Każdy z nich oznacza dedykowane pliki wydruków, konfigurację drukarki, opisanie sposobu montażu etc. Właściciel nie jest już w stanie sam temu podołać, musi zatrudnić pracowników. A im trzeba przekazać precyzyjną wiedzę odnośnie procesów, nie może ona być już tylko „w głowie”.
Konieczne jest wdrożenie oprogramowania, które pomoże w zarządzaniu procesami.
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że najłatwiejszym rozwiązaniem jest zastosowanie gotowego systemu klasy ERP połączonego z CRM, najlepiej w chmurze. Jednak taki system trzeba wybrać, co zajmuje czas potrzebny na rozwijanie produktów. Z drugiej strony zbyt pochopny wybór może doprowadzić do sytuacji, w której źle rozpoznane ograniczenia zablokują w przyszłości realizację potrzeb rozwijającej się firmy. Dodatkowo, sposób produkcji oraz obsługi klienta są wyróżnikami i elementami przewagi konkurencyjnej. Nagięcie procesów do gotowego oprogramowania może wypaczyć ideę całego biznesu. Obejście ograniczeń przez ręczną obsługę elementów niestandardowych to kolejny półśrodek.
Błędne koło się zamyka.
Low-code – wyjście z sytuacji
Jeżeli nie ma gotowego oprogramowania, to może stworzyć je od podstaw? Na pierwszy rzut oka ta idea wygląda co najmniej niedorzecznie. Skoro pochłonięty biznesem właściciel startupu nie ma czasu na wybór i wdrożenie gotowego oprogramowania, to jak ma go znaleźć na dedykowany projekt?
Okazuje się, że dzięki low-code w tym szaleństwie jest metoda. Nie dość, że jest to możliwe, to może się okazać optymalnym rozwiązaniem. Wszystko dzięki dwóm unikalnym cechom low-code:
- Jeżeli założyciel porusza się swobodnie w świecie projektowania CAD, oprogramowania do sterowania wydrukiem 3D, był w stanie sam stworzyć stronę internetową i skonfigurować platformę płatniczą, to z pewnością ma kompetencje Citizen Developera, a więc będzie się również swobodnie poruszał w platformie niskokodowej.
- Dzięki elastyczności platformy, nie ma konieczności budowania wszystkich procesów od razu. Można zacząć od małego zalążka, a następnie rozbudowywać lub modyfikować aplikację w miarę potrzeb rozwijającego się biznesu.
Przygoda z low-code w praktyce
Punktem wyjścia w opisywanym przypadku jest sytuacja, w której firma ma stronę internetową za pośrednictwem której klienci mogą zamówić produkt. Kliknięcie w link prowadzi do gotowego koszyka w platformie płatniczej, gdzie można uzupełnić dane do wysyłki oraz zapłacić. Na tym kończy się automatyzacja.
Dane klientów trzeba ręcznie skopiować do lokalnego pliku XLS, faktury wystawić w chmurowym ERP, komunikację z klientami prowadzić poprzez e-mail lub media społecznościowe, a wysyłkę rejestrować w aplikacji udostępnionej przez przewoźnika.
Wydrukowane faktury stanowią jednocześnie „kolejkę zamówień”, na podstawie której jest realizowana produkcja. Dane klientów są kilkukrotnie kopiowane ręcznie pomiędzy różnymi systemami.
Właściciel postanawia zająć się wdrożeniem nowej aplikacji w wolnym czasie, wieczorami. Sprawdźmy, ile z wykorzystaniem platformy VSoft archITekt może zdziałać w symboliczny tydzień. Każdy z poświęconych wieczorów to kolejny etap automatyzacji.
Wieczór 1 – Rejestr klientów i zamówień
Pierwszym i najprostszym krokiem jest przeniesienie pliku XLS do aplikacji stworzonej na platformie. Przy okazji możliwe jest uporządkowanie i rozbudowanie płaskiego modelu danych z pliku, a więc oddzielenie danych klientów od zamówień, jak również wprowadzenie zalążka katalogu produktów. Wykorzystując moduły modelu danych i GUI szybko powstaje aplikacja z wykazem klientów, zamówień i produktów.
Stworzone struktury danych mogą być wstępnie zasilone używanym dotychczas plikiem XLS, dzięki czemu można uniknąć kolejnego przeklejania danych kilkudziesięciu klientów, którzy zdążyli już złożyć zamówienia. W efekcie otrzymujemy przejrzysty rejestr, z którego jasno wynika co, kto i kiedy zamówił. Nie ma również problemu z wieloma zamówieniami od jednego klienta, ani różnymi kombinacjami zamówionych produktów.
Nie zaoszczędziliśmy jeszcze dużo czasu, za to drastycznie spadło ryzyko pomyłek i błędów.
Wieczór 2 – Automatyzacja przyjmowania zamówień
Powstały rejestr jest sercem systemu obsługi. Teraz możemy dobudowywać do niego kolejne etapy procesu. Pierwszym jest samo przyjmowanie zamówień. W omawianym przypadku wykorzystana została platforma Stripe. Udostępnia ona API pozwalające na integrację. Kolejny wieczór spędzony z platformą archITekt owocuje powstaniem pakietów przetwarzania odczytujących poprzez API dane nowych zamówień i wpisujących je do rejestru. Odpada ręczne kopiowanie i obawa, że któreś zamówienie zostanie pominięte.
Zaczynamy eliminować niepotrzebne pożeracze czasu w postaci ręcznego kopiowania danych.
Wieczór 3 – Automatyczne wystawianie faktur
Model biznesowy startupu zakłada ściśle określony, jeden sposób rozliczania z klientami. W związku z tym nie wymaga żadnych rozbudowanych możliwości systemu ERP, za to faktury powinny być wystawiane automatycznie bez konieczności dodatkowych operacji czy kopiowania danych.
Z pomocą przychodzi moduł generowania dokumentów. Za pomocą edytora Word można stworzyć szablon faktury, który nie tylko zawiera wszystkie formalne elementy, ale jest też w pełni zgodny z założoną identyfikacją wizualną firmy. Faktury mogą być wysłane do klienta lub wydrukowane zbiorczo na koniec miesiąca w celu przekazania do biura księgowego.
Tu już wyraźnie czuć ulgę i więcej czasu na rozmowy z klientami i R&D.
Wieczór 4 – usprawnienie wysyłki
Ostatnim obszarem, w którym można wyeliminować ręczne kopiowanie danych jest wysyłka towarów. W obecnych czasach przewoźnicy (np. Poczta Polska) poza tym, że udostępniają aplikację, w której zawczasu można zarejestrować przesyłkę, dają również możliwość połączenia do API tak, aby rejestrowanie przesyłek odbywało się automatycznie. Korzystamy z tego tworząc kolejne pakiety przetwarzania, domykające nam obsługę zamówień. Teraz wszystkie dane mamy w jednym miejscu i nie ma już żadnej potrzeby ręcznego ich kopiowania.
Zyskujemy więcej czasu na marketing i dostajemy coraz więcej zamówień 
Wieczór 5 – Wdrożenie procesu obsługi i automatyzacja komunikacji z klientami
Zamówień jest już tak dużo, że przychodzi czas na wdrożenie formalnego procesu obsługi. Dokładnie rzecz biorąc, na zamodelowanie go w aplikacji, ponieważ sam proces został już dawno przemyślany przez właściciela i funkcjonuje od początku, co z pewnością ma już jakieś odzwierciedlenie w postaci statusów zamówień. W takim razie po co robić więcej? Dzięki zamodelowaniu procesu w systemie, możliwe jest monitorowanie przebiegu procesu, a co za tym idzie zautomatyzowanie podejmowania standardowych decyzji i akcji. Przykładowo, jeżeli data planowanej produkcji przesunie się więcej niż o dwa dni, należy o tym powiadomić klienta, jeżeli przesyłka nie została dostarczona przez więcej niż dwa tygodnie, trzeba sprawę eskalować u przewoźnika. Automatyzacja procesu zdejmuje z właściciela potrzebę pamiętania o tym wszystkim.
To, co do tej pory było w pamięci, wystarczy narysować w module procesów i podpiąć do istniejących struktur. Co więcej, za decyzjami mogą iść automatyczne akcje, takie jak powiadomienie klienta. Do akcji ponownie wkracza moduł generowania dokumentów, za pomocą którego można stworzyć graficzne szablony wiadomości e-mail. Dzięki temu cała standardowa komunikacja nie wymaga już pracy, a właściciel może skupić się na tych przypadkach, gdzie wymagana jest indywidualna rozmowa z klientem.
Więcej czasu poświęconego na R&D owocuje kolejnymi pomysłami i produktami.
Wieczór 6 – wdrożenie procesu rozwoju produktów
Produkcja części na zamówienie z wykorzystaniem technologii 3D jest dość specyficznym biznesem. Jak już wspominałem, z każdym produktem związane są pliki projektów, konfiguracja drukarek, elementy dodatkowe, instrukcje montażu etc. Dodatkowo produkty ewoluują w czasie dużo szybciej niż w przypadku produkcji masowej, przez co czasami jedna wersja produktu trafia zaledwie do kilku klientów. W momencie, gdy ilość produktów w ofercie rośnie do kilkudziesięciu, ich zarządzanie staje się nie lada wyzwaniem.
Procesy zarządzania rozwojem produktów oczywiście możemy zamodelować w naszej aplikacji. Dzięki temu zyskujemy nie tylko wygodne narzędzie do zarządzania produktami i procesem R&D, ale również płynną integrację z zamówieniami i innymi procesami (np. reklamacji). Z jednej strony jasno widać jakie dokładnie produkty zamówił każdy z klientów, z drugiej zaś można zbiorczo przeglądać informacje odnośnie opinii klientów na temat produktu lub ilości reklamacji.
Rozwój przyspiesza, nie da się już dalej działać w pojedynkę.
Wieczór 7 – procesy wsparcia produkcji
Przypieczętowaniem automatyzacji działania startu’u jest wsparcie dla samej produkcji.
W przypadku wczesnego R&D nie ma takiej potrzeby, każdy prototyp powstaje w zaledwie kilku egzemplarzach. Jednak, gdy pojawia się strumień kilkudziesięciu równoległych zamówień tygodniowo, produkcję trzeba rozplanować na dni lub nawet tygodnie do przodu. Rośnie też ilość maszyn i niezwykle istotne staje się precyzyjne planowanie produkcji w podziale na poszczególne drukarki. Klienci są w stanie zaakceptować długi czas oczekiwania na produkt, nie zniosą natomiast niespodzianek w postaci nierzetelnych informacji i opóźnień.
Trafne przewidzenie czasu poświęconego na produkcję oraz terminy kolejnych „okienek” dla zamówień wymaga wzięcia pod uwagę wielu czynników i wdrożenia niebanalnego algorytmu. Stworzenie go w aplikacji jest możliwe dzięki modułowi Algorytmów platformy archITekt, gdzie właściciel rozrysowuje wszystkie zależności, które wynikają z jego wiedzy eksperckiej.
Przy zaplanowanej produkcji już w zasadzie formalnością jest stworzenie odpowiednich ekranów i widoków pozwalających na monitorowanie procesu z punktu widzenia poszczególnych urządzeń. Zbudowane w module GUI ekrany są responsywne i wygodnie wyświetlane na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu listę kolejnych elementów do produkcji można sprawdzać bezpośrednio przy stanowiskach maszyn. To samo dotyczy instrukcji i stanowisk montażowych.
Podsumowanie
W przypadku startupu, szczególnie takiego który nie posiada zewnętrznego finansowania, automatyzacja pozwala na zaoszczędzenie kosztownego czasu właściciela. W przypadku dalszego rozwoju i konieczności zatrudnienia pracowników drastycznie skraca się czas ich szkolenia i redukuje ilość pracy potrzebnej do uzyskania przez nich oczekiwanych efektów.
Przedstawione procesy, wdrożone w podstawowej postaci w siedem wieczorów, to dopiero początek drogi. Można je rozbudować pod względem złożoności, jak również dokładać nowe, w zakresie marketingu, współpracy z partnerami, akcji sprzedażowych i innych.
Zasada pozostaje zawsze ta sama, najpierw tworzymy proces, a później następuje jego zamodelowanie z wykorzystaniem platformy low-code. Oczywiście to podejście nie gwarantuje, że w firmie będziemy mieli dobre procesy – będą one takie, jakimi je wymyślimy. Pozwoli nam jednak uniknąć naginania biznesu do gotowych narzędzi dostępnych na rynku, a zbudowana aplikacja na bieżąco będzie nadążała za rozwojem i nowymi pomysłami.
Slawomir Gierek
Head of Business Development for VSoft archITekt
Let’s connect on LinkedIn
