Założenia wieloletniej inwestycji czy projektu zmieniają się częściej, niż ktokolwiek przewiduje na starcie. Przesunięty harmonogram, aneks do umowy, skok kursu walut, napięcia geopolityczne, nowe regulacje czy decyzje dostawców – przy tak dużych przedsięwzięciach zmiany to standard, a każda z nich odbija się na budżecie.
Kłopotem nie są jednak same zmiany, tylko to, w ilu miejscach trzeba je wprowadzać. Każda korekta oznacza nową wersję pliku, a często także ręczne przenoszenie danych, więc po kilku miesiącach trudno ustalić, która wersja jest aktualna i skąd wzięły się różnice.
Właśnie dlatego z myślą o dyrektorach finansowych i operacyjnych, zespołach PMO, kierownikach projektów i kontrolerach przygotowaliśmy na platformie low-code archITekt gotową aplikację Budżetowanie. Pozwala ona planować, wersjonować i rozliczać budżet projektu w jednym miejscu, bez gubienia historii zmian.
Kluczowe funkcjonalności
Aplikacja obejmuje cały cykl życia budżetu: od pierwszego planu, przez zmiany w trakcie realizacji, po ocenę, jak trafnie został zaplanowany. W skrócie:
- Wersjonowanie i symulacje budżetu
- Wielopoziomowa struktura budżetu
- Import dokumentów źródłowych
- Akceptacja budżetu projektu
- Historia zmian i podgląd wersji
- Ocena ryzyka i jakości planowania
Od planu, przez symulacje, po rozliczenie
W praktyce każdy etap pracy z budżetem ma w aplikacji swoje miejsce.
Plan
Budżet powstaje w dwupoziomowej strukturze kodów: głównych obszarów budżetowych i szczegółowych pozycji. Dane z umów, faktur i kamieni milowych trafiają do niego przez import, a gotowy plan przechodzi formalną akceptację. Od tej chwili zespół pracuje na jednej, obowiązującej wersji.
Symulacje
Gdy projekt zaczyna się zmieniać, nie trzeba zakładać kolejnego pliku. Nowe wersje, symulacje i scenariusze powstają w aplikacji i można je porównać z poprzednimi. Środki da się przesuwać między okresami, a kwoty przeliczać na inne waluty, więc skutki zmiany widać, zanim ktoś podejmie decyzję.
Rozliczenie
W trakcie realizacji aplikacja pokazuje stopień rozdysponowania środków, poziom ryzyka budżetu i jakość planowania. Historia zmian pozwala w każdej chwili sprawdzić, kto i kiedy wprowadził korektę oraz czym różnią się kolejne wersje.
Budżet nadal się zmienia, ale każda zmiana ma swoje miejsce i swoją historię.
Aplikacja dopasowana do Twoich zasad
Budżetowanie to aplikacja samplowa, czyli działający przykład i punkt wyjścia do dalszego rozwoju. Ponieważ powstała na platformie low-code archITekt, strukturę kodów, ścieżkę akceptacji czy kryteria oceny ryzyka można dopasować do zasad obowiązujących w Twojej organizacji, bez budowania systemu od zera.
Jeśli jesteś zainteresowany przetestowaniem aplikacji Budżetowanie, pobierz bezpłatne demo archITekt.
15 gotowych aplikacji z 11 obszarów biznesowych
Katalog aplikacji samplowych w VSoft archITekt
